Protokoll fört vid VKSFs styrelsemöte onsdagen den 17 september 2008, Långedrag

Närvarande: Dan Björkman, Karl Axel Falk, Björn Smit, Anton Myte

Adjungerade: Pia Sahlen, kansliet, Karin Almqvist, Sailcoach, Jan Rinman, Valberedningen

Anmält förhinder: Arne K Larssen, Gert Ove Forsberg, Annika Ekman, Tommy Andersson, Tekn.frågor

§ 1 Mötets öppnande:
Dan Björkman hälsade de närvarande välkomna och då särskilt valberedningens representant Jan Rinman, som bjudits in till detta möte. Därefter förklarades mötet för öppnat.

§ 2 Val av justeringsman - Sekreterare
Pia Sahlén utsågs till sekreterare och Anton Myte utsågs att justera dagens protokoll

§ 3 Godkännande av dagordning
Utsänt förslag till dagordning godkändes

§ 4 Föregående mötesprotokoll

Gicks igenom och lades med godkännande till handlingarna.

§ 5 Styrelsens rapporterar enligt verksamhetsplanen

a) Vita orter, värvning av medlemmar - Gert Ove Forsberg/Karl Axel Falk

Kontakt har tagits med Helleviksstrand via mail och telefon. Arbetet fortlöper.

b) Utbildning - Dan Björkman/Annika Ekman

Dan Björkman rapporterade att tolv stycken deltagare från ett flertal klubbar deltog på den träff som VKSF anordnade den 11/9 för att informera om hur man genomför Uppdrag Segling i klubben. Fler träffar kommer att anordnas.

En grön tränarutbildning arrangeras den 22-23/11 i Långedrag med Anders Larsson, SSF som föreläsare. Inbjudan har gått ut till klubbarna och via SSFs kursmodul.

SSF arrangerar ett flertal utbildnings- och föreläsarkonferenser under hösten och vintern:
Utbildningsledarträff 25/10, Jönköping: Beslutades att Pia Sahlen deltar

Föreläsarträff kappseglingsarrangör: Beslutades att Dan Björkman deltar

Föreläsarträff tränare och instruktörer 8/11, Göteborg: Beslutades att Karin Almqvist deltar.

C) Svenska Sjö Cup – Dan Björkman/Karin Almqvist

Årets Svenska Sjö Cup är nu avslutad och prisutdelningen skedde på DM för jollar i Kullavik, den 13-14/9. Vi kan mycket glädjande konstatera att antalet deltagare på cupen ökat stort, totalt 795 st, vilket är rekord jämfört med tidigare år.

Ett av målen; att öka antalet deltagare i e-jolle och RS Feva bl.a genom clinics, kontakter och planering i samråd med klubbar, berörda klassförbund och tränare har uppnåtts i år, vilket även det är mycket glädjande.

Pristagarna bjuds in till ett talang läger i Långedrag den 26/10. Bl.a blir det seglingar i Topper Omega, möte med OS-seglare, middag på restaurang. Karin Almqvist ansvarar.

Ett stort grattis också till Rörviks SS som vann klubbpriset; en Winneroptimist. Pia Sahlen fick i uppdrag att registrera, försäkra och om besörja överlämnandet av optimisten.

Yking Cup - Dan Björkman/Tommy Andersson

En delsegling återstår, Sista Chansen i Björlanda Kile innan årets cup avslutas. Vi hade hoppats på fler deltagande båtar, men då det är första året vi arrangerar cupen får resultatet ändå anses vara ok. Vi kommer att bjuda in arrangörer mfl till ett utvärderings- och planeringsmöte inför 2009 i oktober.

d) Båtmässan 2009 – Dan Björkman/Björn Smit

Ett möte med Bengt Wallin, Båtmässan planeras innan årets ordförandekonferens den 18 oktober.

e) Sponsorer 2009 – Dan Björkman
Vår huvudsponsor, Svenska Sjö, har nu definitivt avsagt sig vidare sponsring inför 2009. Något som aviserades redan förra året och som även resulterade i ett minskat sponsorbidrag för 2008.
Arbetet med att hitta nya sponsorer pågår och diskussioner förs med nya intressenter. Vi hoppas kunna presentera ett nytt sponsoravtal på vår ordförandekonferens i oktober.

Styrelsen vill rikta ett stort tack till Svenska Sjö för att dom under flera år stöttat VKSFs satsning på segling för barn och ungdomar.

§ 6 VKSFs valberedning
Valberedningens representant, Jan Rinman tackade för inbjudan och berättade att valberedningen nu inlett sitt arbete. Det är viktigt att dom inför sitt arbete får en inblick i hur styrelsen vill organisera sig, sammansättning, arbetssätt mm. Valberedningens önskar därför ha en öppen och fortlöpande dialog med styrelsen.

§ 7 Verksamhetsplan

Verksamhetsplanen, som är under revidering gicks igenom. Dokumentet som även ligger till grund för styrelsens arbete mellan mötena kommer att presenteras på ordförandekonferensen.

Klubbaktiviteter, prova på dag, clinics

Styrelsen enades om att VKSF och vår sailcoach även nästa år skall arrangera olika clinics och prova på dagar. Det är dock viktigt att vi inte går in och tar klubbarnas roll genom att rikta oss direkt till enskilda seglarna, utan att vi även i fortsättningen planerar våra clinics och prova på dagar i samråd med klubbar och klassförbund.

Jolle Cup

En diskussion fördes kring upplägg av 2009 års cup för barn och ungdomar. Statusen på Svenska Sjö har ansetts vara låg i vissa klasser. Hur kan vi höja den? Klasstränare? Vad är målsättningen med cupen?
Styrelsen enades om att målsättningen för cupen bör vara öka seglandet och bredden, med fokus på det sociala arrangemanget och karaktären ”Gröna seglingar”. Frågan kommer att tas upp till diskussion på ordförandekonferensen.

Lys-Cupen
Kommer att diskuteras på utvärderingsmöte med arrangörerna.

Klubbutveckling – Uppsökande verksamhet Bohuslän.

Karin Almqvist har idag kontakt med Ödsmål och Svanesund. Samtal förs även med Kungsviken, som funderar på att bilda en klubb. Arbetet fortlöper.

Klubbmanualen

Uppdateras fortlöpande och kompletteras med en ”inköpslista”, utifrån de frågor som ställs till kansliet om var man t.ex köper in bojar, idrottspriser mm. Kontakt kommer även att tas med berörda leverantörer för att förhandla fram ev. rabatter till våra anslutna klubbar. Pia fick i uppdrag att skicka ut listan för komplettering till styrelsen.

I övrigt fortgår arbetet med bl.a utbildning och vita fläckar enligt verksamhetsplanen.

§ 8 Ekonomi, bokslut - Karl Axel Falck

Karl Axel Falck gick igenom den ekonomiska statusen inför bokslutet. Vi följer i stort sett budget och ekonomin kommer att ”gå ihop”. Några avvikelser har noterats, bl.a gör vi ett minusresultat på utbildningssidan.

§ 9 Sailcoach - Karin Almquist

Karin Almqvist rapporterade att hon fortsätter sitt arbete som sailcoach enligt verksamhetsplanen med uppsökande verksamhet, planering av talang läger mm.
Styrelsen fick även en aktuell statusrapport från hennes uppdrag som sailcoach inom ramen för Idrottslyftet.

§ 10 Möte med Svenska Seglarförbundet
Svenska Seglarförbundet har bjudit in till ett möte med Region 2 (VKSF, Västergötland, Småland och Öland) för att diskutera samverkan mm fredagen den 19 okt i Långedrag. Dan Björkman, Anton Myte, Karl Axel Falck och Tommy Andersson kommer att närvara. Bl. a önskar styrelsen ta upp frågan om bristen på att få licensierade domare till våra mästerskap, hur får vi fler att utbilda sig och ta domaruppdrag, arrangörspaket i samband med mästerskap mm.

§ 11 Västkust Raiden

Kontakter har tagits med intressenter om att ev arrangera en Västkust Raid för F18 likt Archipelago Raid under Kristi Himmelfärdshelgen. Starten skulle gå i Tjuvkil och ca 200 distansminuter norrut. Dan Björkman har varit i kontakt med Sotenäs kommun, möjligheter finns att få ett bidrag från EU, ett sk Leaderbidrag. Vi kommer att bjuda in klubbarna längs banan till ett möte för att informera och efterhöra intresse av att delta. Ett formellt beslut om Raiden presenteras på Båtmässan.

§ 12 Förslag till program på Ordförandekonferens 18/10

Gicks igenom och godkändes. Klubbarna meddelas via brev och hemsidan.

§ 13 Förslag till kallelse, förberedelser inför årsmöte 22/11

Gicks igenom och godkändes. Klubbarna och SSF meddelas via brev och hemsidan.

§ 14 Övriga frågor och skrivelser
Inga nya frågor och skrivelser har inkommit.

§ 15 Avslutning
Dan Björkman tackade de närvarande för visat intresse och förklarade mötet för avslutat.

Vid protokollet

Pia Sahlen

Justeras

Anton Myte Dan Björkman, Ordförande